A planilha financeira que um escritório de advocacia realmente precisa

Que planilha financeira a advocacia precisa?

Planilha de controle financeiro de escritório de advocacia não é a mesma de qualquer comércio. Aqui o dinheiro entra parcelado, o êxito pode nem vir e ainda tem custa pra repassar.

Então o que você precisa controlar é honorário contratual, êxito, inadimplência e o que sobra de verdade no fim do mês. Eu controlo a minha banca com mais de 4 mil contratos ativos na mesma lógica que vou te mostrar aqui. Ela começa por uma regra simples: o primeiro elemento de um faturamento é quanto que você fatura, o segundo elemento é quanto que você gasta.

Os modelos genéricos que você baixa por aí registram entrada e saída de uma loja, não a realidade de quem vive de honorário.

Aqui você não vai só pegar um arquivo. Vai entender o que cada coluna significa antes de preencher.

Faturamento é dinheiro na conta?

Faturamento é igual, faturamento é igual a dinheiro na conta. Então quando você coloca uma meta de faturar 100 mil por mês, a conta é o que entrou de verdade, não o que você assinou em contrato.

E é essa diferença que faz a maioria das planilhas de advogado mentir. Se você lança o valor cheio do contrato no mês em que assinou, sua planilha mostra um caixa que não existe, porque o cliente vai pagar parcelado nos próximos meses.

A régua certa é lançar a receita quando o dinheiro pinga, parcela por parcela. É chato no começo, mas é o que separa quem sabe a saúde real da banca de quem só acha que está bem.

Quais categorias entram na planilha?

As categorias que entram na planilha de uma banca são honorário inicial, êxito, custas/repasses e pró-labore. A diferença entre elas não é detalhe contábil, é o que muda a decisão.

Honorário inicial você cobra agora e parcela. Êxito você só recebe se ganhar: tem alguns advogados que trabalham com ações de ex que também é muito mais fácil, porque eles recebem alvará, o alvará pinga na conta. Por isso o êxito não entra como receita prevista do mês, ele pode não vir; o honorário contratual entra parcela a parcela.

Custa é dinheiro que passa pela sua conta mas não é seu, então fica numa coluna separada de repasse. E o pró-labore, o seu salário, sai numa linha própria, longe do lucro do escritório, senão você confunde o dinheiro da empresa com o seu.

A tabela abaixo mostra cada categoria, o que ela registra e quando lançar.

Por que controlar recebíveis primeiro?

A primeira coisa que a gente precisa é um controle rígido dos recebíveis. E por mais engraçado que possa parecer isso, cara, não é, porque a maioria dos advogados fecha o contrato e nunca manda o boleto, e depois reclama de inadimplência.

▶

No vídeo: o controle rígido de recebíveis e por que o contrato fechado sem boleto na mão do cliente vira inadimplência.

É como se você num banco pegar um empréstimo e o banco não te mandasse o boleto para te pagar a parcela do empréstimo. Sem o lançamento e o meio de pagamento na mão do cliente, ele não paga, e não é má-fé, é falta de cobrança.

Por isso tem uma regra que não se quebra: só vai pros controles os clientes que confirmarem a contratação por meio de assinatura no contrato. Cliente sem contrato assinado não entra na planilha de recebíveis, senão você suja o controle com gente que ainda nem é cliente.

Como medir a inadimplência da banca?

Eu sempre vou fazer levantamento de taxa na adimplência quando o mês já tiver concluído, tá? Geralmente, tu pode fazer na primeira semana seguinte.

A conta é direta: você pega o que esperava receber naquele mês, a soma das parcelas que venceram, e compara com o que de fato pingou na conta. A diferença, em percentual, é a sua taxa de inadimplência.

Fazer isso com o mês ainda aberto não funciona, porque parcela que vence dia 28 ainda pode cair. Por isso o fechamento é sempre no mês concluído.

Esse número, acompanhado mês a mês, é o que te diz se o seu controle de recebíveis está funcionando ou se você está deixando dinheiro na mesa por falta de cobrança.

Que indicadores saem da planilha?

Da mesma planilha saem três indicadores de decisão: ticket médio conservador, meta de contratos e custo de aquisição.

▶

No vídeo: como o custo de aquisição (CAC) e a meta de contratos saem da própria planilha.

O que é um ticket médio conservador? É aquilo que o cliente paga nos primeiros três meses. A gente chama isso de ciclo de três meses, e é um número mais honesto que o ticket cheio, porque tem menos churn e menos inadimplência nele.

Com o ticket na mão, a meta financeira vira meta de contratos. Quantos contratos você precisa fechar para bater 50 mil de faturamento? Depende do ticket do nicho. Imagina que seja 2 mil reais o ticket do teu nicho, então são 25 contratos.

E pra saber o que custa cada cliente novo, você fecha o ciclo: se o lead qualificado é R$ 31 e você precisa de 20 leads para gerar uma venda, então 20 vezes 31 vai dar igual a 634, o custo de aquisição de um novo cliente.

Esses três números saem todos da mesma planilha.

Quanto do faturamento vai pra cada coisa?

Saber quanto entra é metade. A outra metade é para onde o dinheiro vai.

A régua que eu uso é simples: 10% tu paga imposto, 20% tu reinveste em compra de anúncio, marketing. 35% investe em folha, incluindo o teu prolabore. E o que sobra depois disso, com a estrutura paga, é o lucro real do escritório.

O pró-labore entra dentro da folha, não no lucro, porque o seu salário é custo da operação. Quem mistura os dois acha que o escritório dá lucro quando na verdade está só pagando o dono.

Botar essa distribuição em colunas na planilha mostra na hora se você está gastando demais em estrutura ou de menos em captação. Não é uma regra sagrada de percentuais, é um ponto de partida pra enxergar o desequilíbrio.

A planilha diz quando contratar?

A planilha de faturamento diz a hora de crescer, ela não serve só pra você dormir tranquilo.

Com esse valor aqui, tu já vai contratar um assistente, que é um advogado em começo de carreira. Numa faixa acima, entra uma secretária, e assim a ordem de contratação sai da própria ordem de faturamento, não do achismo.

Mas tem um cuidado que protege o caixa de uma decisão precipitada. Pra fins de comissionamento do nosso time comercial, a gente só vai considerar contratos fechados. Os contratos assinados confirmados com o pagamento da entrada.

Por onde começar com faturamento baixo?

No começo tem poucos clientes que tu vai lembrar de cabeça. Tu vai colocar num papel, e por incrível que pareça, dá conta.

O problema não é o começo, é o crescimento. Quando você está processando centenas de pagamentos por mês, aquilo que cabia na memória vira uma bagunça que custa dinheiro. Por isso o controle rígido não é frescura de escritório grande, é o hábito que você cria pequeno pra não sofrer grande.

Comece com o básico:

• Uma aba de recebíveis: quem deve, quanto e quando.
• Uma aba de despesas fixas.

Planilha, Excel ou software jurídico?

Comece pela planilha, não pelo software. Excel ou Google Sheets dão conta de tudo que a gente viu até aqui, recebíveis, inadimplência, indicadores, distribuição, e custam zero pra começar. O Google Sheets ainda salva na nuvem e abre no celular, o que resolve a vida de quem está sozinho.

A planilha deixa de bastar num ponto específico e honesto: quando o volume de lançamentos por mês passa a tomar mais tempo do que você teria pra advogar, ou quando mais de uma pessoa precisa editar o controle ao mesmo tempo sem se atropelar. Aí, sim, faz sentido olhar um software jurídico, não antes.

Quem te empurra o sistema no primeiro mês está vendendo, não te ajudando. A ordem certa é dominar o controle na planilha primeiro, porque software nenhum conserta um caixa que você não entende.

FAQ: dúvidas sobre a planilha financeira